DashWork: vlastný dashboard pre freelancera — klienti, čas a podklady na faktúry na jednom mieste

Freelancer alebo malé štúdio zvyčajne žongluje s niekoľkými nástrojmi naraz: tabuľka na čas, poznámky na úlohy, e-mail na klientov a ešte samostatný nástroj na faktúry. Dáta sa tak zadávajú viackrát a ľahko sa niekde stratia.

Preto sme si postavili DashWork — vlastnú webovú aplikáciu, v ktorej sa všetko odohráva na jednom mieste: klienti, projekty, úlohy, meranie času, ceny a podklady na fakturáciu, hosting s doménami klientov aj pravidelné mesačné služby. Odpracovaný čas sa premení na cenu, cena na protokol o prácach a protokol na podklad pre faktúru — bez prepisovania.

DashWork beží na adrese dashboard.mlynar.org ako vlastná inštalácia na bežnom zdieľanom hostingu. Pre náhodného návštevníka webu je neviditeľný — vidno len prihlasovaciu stránku, nič iné.

Pre koho je DashWork

• freelancer alebo živnostník, ktorý pracuje pre viacerých klientov súčasne,
• malé štúdio s kolegami — kolega vidí len svoju prácu a projekty, ceny mu zostávajú skryté,
• kto okrem samotnej práce spravuje klientom aj domény, hosting a pravidelné služby (správa sociálnych sietí, Google Ads účtu a podobne).

Dôležité je povedať na rovinu aj to, čím DashWork nie je: nie je to účtovný program. Faktúry negeneruje — pripravuje podklady a eviduje už vystavené faktúry (viac v časti "Čo DashWork zámerne nerobí" nižšie).

Deň s DashWork: dashboard, stopky, úlohy

Dashboard ukazuje všetko podstatné na jeden pohľad: bežiace stopky (merajú čas na serveri, takže pokračujú aj po zatvorení prehliadača), odpracovaný čas dnes a za tento týždeň, blížiace sa termíny, nevyfakturovanú prácu so sumou aj s DPH, hostingy blížiace sa k expirácii a zisk za mesiac — ten vidí len majiteľ.

Úlohy sa riadia na kanban nástenke aj v prehľadnej tabuľke — stavy na urobenie, rozpracované, čaká na klienta, pozastavené a hotové, s prioritou, riešiteľom, termínom a odhadom hodín.

Od odpracovaných hodín k podkladu pre faktúru

Toto je jadro celej aplikácie: čas sa zaznamená ručne alebo stopkami, pri výpočte ceny sa zaokrúhli nahor na 15 minút za deň a projekt, a uplatní sa cenové pravidlo projekt → klient → predvolená sadzba štúdia (zľavy sa nesčítavajú, platí tá najvyššia).

Z nahromadeného času si viete kedykoľvek vygenerovať protokol o vykonaných prácach za ľubovoľné obdobie, pre konkrétneho klienta alebo projekt — s rozpisom položiek, uplatnenou zľavou, DPH aj miestom na podpisy. Protokol sa dá exportovať do PDF, Excelu aj CSV.

Samotné faktúry sa v DashWork nevystavujú — len evidujú (číslo, suma, splatnosť, stav). Po priradení k faktúre sa záznamy času uzamknú, aby sa už nedali omylom zmeniť.

Pravidelné mesačné služby

Veľa klientskej práce nie je jednorazový projekt, ale opakovaná mesačná služba — správa sociálnych sietí, správa Google Ads účtu a podobne. Pre takéto služby má DashWork samostatný modul: rovnaký zoznam povinností sa každý mesiac odškrtáva, mesačná cena sa dá pre konkrétny mesiac upraviť a k službe sa pridáva aj spotrebovaný kredit (napríklad reklamný rozpočet) s popisom.

Jedným klikom sa mesiac pridá do vyúčtovania ako poplatok a kredit — ako samostatné položky, pričom zľava klienta sa uplatní len na poplatok, nie na preúčtovaný kredit. Odškrtávať povinnosti môže aj kolega, bez toho aby videl ceny.

Hosting a domény klientov pod kontrolou

Pre štúdio, ktoré klientom spravuje aj web, je typické, že si niekde osve eviduje aj expirácie domén a hostingov. DashWork to spája s ostatným: ku každej doméne a hostingu sa vedie cena pre klienta aj vlastný náklad (takže je hneď vidieť maržu), 14 dní pred expiráciou príde upozornenie e-mailom aj v zvončeku, a obnova na jeden klik predĺži platnosť o rok a rovno vytvorí položku na vyfakturovanie.

Údaje sa zadávajú ručne — DashWork sa nenapája priamo na registrátorov ani hostingy. Pre katalóg vlastných hostingových balíkov (Small až TOP) sú prednastavené ceny aj náklady, ktoré si viete upraviť podľa seba.

Bezpečnosť na prvom mieste

Keďže v aplikácii sú citlivé dáta klientov aj ceny, bezpečnosti sme venovali mimoriadnu pozornosť:

• Pre návštevníka webu je DashWork neviditeľný — verejne existuje len prihlasovacia stránka, všetko ostatné beží na vlastnom, chránenom fronte aplikácie.
• Povinné dvojfaktorové overenie (TOTP aplikácia a záložné kódy) pre majiteľa a administrátora; dôveryhodné zariadenie sa dá vynechať z opätovného overovania na 14 dní.
• Automatické odhlásenie po 60 minútach nečinnosti a ochrana proti hádaniu hesiel.
• Prísna bezpečnostná politika obsahu (CSP) — žiadne inline skripty, žiadne načítavanie z Google Fonts, len lokálne písma.
• Oprávnenia podľa role: kolega vidí len svoje projekty a úlohy a nevidí ceny, rola "len na čítanie" nič nezmení.
• Auditný log kľúčových akcií a šifrované tajomstvá dvojfaktorového overenia.
• Súlad s GDPR — export vlastných údajov, anonymizácia kontaktov klienta, zmazanie účtu kolegu.

Záloha a obnova dát

Všetky dáta štúdia sa dajú jedným tlačidlom stiahnuť ako jediný súbor .json — vrátane príloh. Stiahnutie aj obnova vyžadujú heslo, po 30 dňoch bez zálohy príde pripomienka v zvončeku, a pri obnove si vyberiete, ktoré časti chcete doplniť alebo nahradiť (klienti, projekty, čas, protokoly a faktúry, hosting, balíky, nastavenia). Pred obnovou sa automaticky uloží poistná kópia aktuálneho stavu, aby sa dalo vrátiť späť — obnova prebehne celá, alebo vôbec.

Na mobile aj v tmavom režime

Rozhranie je plne responzívne, na mobile sa prepína na spodnú navigáciu, a kto pracuje radšej vo večerných hodinách, ocení tmavý režim, ktorý sa prepína priamo v hlavičke spolu s jazykom (slovenčina a angličtina).

Čo DashWork zámerne nerobí

Pre čestnosť patrí do článku aj toto — DashWork si zámerne nekladie za cieľ byť všetkým pre každého:

• Negeneruje faktúry — pripravuje podklady (protokol o prácach) a eviduje už vystavené faktúry.
• Nenapája sa na registrátorov domén ani hostingy — expirácie a ceny sa zadávajú ručne.
• Vyhľadanie podľa IČO doplní len názov a adresu klienta, nie DIČ ani IČ DPH.
• Nie je to multi-tenant SaaS — jedna inštalácia slúži jednému štúdiu.
• Nemá samostatnú mobilnú aplikáciu, používa sa cez prehliadač (s prispôsobeným mobilným rozhraním).

Zhrnutie výhod

• Jedno miesto namiesto piatich nástrojov — klienti, projekty, úlohy, čas, hosting a podklady na faktúry spolu.
• Od hodín rovno k fakturácii — automatický prepočet ceny, zľavy podľa pravidiel a protokol o prácach na export.
• Prehľad o hostingoch a doménach klientov s expiráciou, cenou aj maržou a obnovou na jeden klik.
• Pravidelné mesačné služby s checklistom povinností a spotrebovaným kreditom.
• Bezpečnosť na úrovni, akú by ste čakali od profesionálneho nástroja — povinné 2FA, auditný log, prísna politika obsahu.
• Žiadne mesačné poplatky za licenciu — len bežný hosting a doména, dáta ostávajú u vás.

Časté otázky

Vystavuje DashWork aj samotné faktúry? Nie. DashWork pripraví podklad — protokol o vykonaných prácach so sumou k fakturácii — a eviduje už vystavené faktúry (číslo, sumu, splatnosť, stav). Samotné vystavenie necháva na váš účtovný softvér alebo šablónu.

Dá sa DashWork použiť ako bežný SaaS pre viacero štúdií naraz? Nie, nejde o multi-tenant službu. Jedna inštalácia slúži jednému štúdiu — presne tak, ako sme si ju postavili aj my.

Platí sa za DashWork mesačný poplatok? Nie. Beží ako vlastná inštalácia na bežnom zdieľanom hostingu, takže jediné náklady sú hosting a doména — žiadna licencia ani predplatné.

Ako sú chránené dáta klientov v aplikácii? Povinné dvojfaktorové overenie pre majiteľa a administrátora, automatické odhlásenie po nečinnosti, ochrana proti hádaniu hesiel, prísna bezpečnostná politika obsahu a auditný log kľúčových akcií.

Čo ďalej

DashWork je prvý nástroj z vlastnej tvorby, o ktorom na blogu píšeme — a touto cestou postupne pribudnú ďalšie pluginy a rozšírenia, ktoré si pre seba aj pre klientov staviame na mieru. Ak riešite podobný problém — rozptýlené tabuľky, nástroje a nástroje na nástroje — alebo vás zaujíma vlastný systém šitý na mieru vášmu štúdiu, napíšte nám na info@mlynar.org.